Steffi Cornwell en Joëlle Dhondt zijn twee van de veertien vertrouwenspersonen aan onze universiteit. Krijg je op het werk te maken met pesterijen, geweld, discriminatie of ongewenst gedrag? Of heb je last van stress op het werk of een vervelend conflict met een collega dat escaleert? Dan kan je bij hen terecht.
Zowel Joëlle als Steffi zijn respectievelijk al drie en vijf jaar lang aangesteld als vertrouwenspersoon binnen onze universiteit. Het gaat om vrijwillige engagementen naast de normale job, wat maakt dat de vertrouwenspersonen hun extra takenpakket vanuit een intrinsieke motivatie, interesse en passie uitvoeren.
“Ik ben vertaler-tolk van opleiding”, vertelt Joëlle, “maar heb altijd interesse gehad in psychologie. Ik heb dan ook een sociale psychologie-opleiding gevolgd en werk nu als communicatiemedewerker bij het IOB. Van daaruit kom ik in contact met verschillende culturen en de daarmee gepaard gaande communicatieproblemen. Ik merk dat ik dit extra engagement als vertrouwenspersoon heel fijn vind. Ik vind het belangrijk dat mensen zich goed voelen in hun job. Het kan iedereen wel eens overkomen dat je plots door de bomen het bos niet meer ziet. Er worden bij het IOB verschillende initiatieven genomen rond mentaal welzijn op de werkvloer en het is fijn daarbij betrokken te worden.”
“Ik ben apotheker van opleiding”, aldus Steffi, “maar ik werk nu als studietrajectbegeleider binnen de Faculteit Toegepaste Ingenieurswetenschappen. Ik was al langer ombuds, en om eens te bekijken hoe we de opleiding tot ombuds konden professionaliseren, volgde ik de opleiding tot vertrouwenspersoon. Dat is een heel nuttige opleiding die alle vertrouwenspersonen aan onze universiteit verplicht moeten volgen. Ze omvat het wettelijk kader, psychosociale interventies en risico’s op het werk, conflictbemiddeling, risicoanalyses, trauma en zelfdoding… Jaarlijks is er minstens één wettelijk verplicht intervisiemoment om ons te blijven bijscholen. Thema’s die aan bod komen op die intervisiemomenten en andere bijscholingen, zijn onder meer gesprekstechnieken, verbindende communicatie, diversiteit, bemiddeling in sociale zaken…”
Faculteitsonafhankelijk
De vertrouwenspersonen werken faculteitsonafhankelijk, dus je kiest in principe de vertrouwenspersoon bij wie jij je het beste voelt. “Het gebeurt wel dat er mensen vanuit de eigen faculteit bij ons terechtkomen, en als beide partijen zich daar comfortabel genoeg bij voelen, kan dat zeker”, aldus Joëlle. “Bij een gesprek over stressklachten kan je perfect neutraal blijven, bij een conflict tussen twee collega’s die je allebei kent, is dat soms wat moeilijker. Al heb ik het al meegemaakt dat je juist goed kan mediëren in een gesprek omdat je beide partijen kent. Je kan dan nog beter inspelen op hun lichaamstaal en gelaatsuitdrukkingen. Ik herinner me zo een gesprek dat door mediatie heel mooi en sereen is kunnen verlopen.”
“Binnen de faculteiten en diensten wordt er ook almaar meer (h)erkenning aan de expertise van de vertrouwenspersonen gegeven,” vult Steffi aan, “waardoor we ook mee betrokken worden bij het creëren van ‘safe spaces’ en initiatieven rond grensoverschrijdend gedrag.”
Hoe bereik je de vertrouwenspersonen?
“De meeste medewerkers bereiken ons door een mailtje te sturen”, vertelt Steffi. “Er staat op Pintra een lijst met alle vertrouwenspersonen en onze contactgegevens. We zijn het wettelijk verplicht om binnen de tien dagen na dat mailtje een eerste gesprek in te plannen.”
“En dan komen we een plaats van afspraak overeen”, aldus Joëlle. “Sommigen spreken liever niet op de eigen dienst of het eigen departement af, maar gaan bijvoorbeeld liever wandelen of kiezen een neutrale plek. Tijdens dat eerste gesprek laten we de ‘verzoeker’ op verhaal komen en trachten we de context van de klacht duidelijk te krijgen.”
“We geven in dat eerste gesprek meteen ook duidelijk aan wat onze rol als vertrouwenspersoon is, en dat we gebonden zijn aan beroepsgeheim,” vult Steffi aan. “Op die manier zijn de verwachtingen meteen duidelijk. Aan het einde van die eerste sessie leggen we in een ‘machtigingsformulier’ de vervolgacties vast.”
“We merken dat voor velen de drempel om naar een vertrouwenspersoon te stappen, erg groot is,” ondervond Joëlle. “Vertrouwen leggen in iemand die je niet kent, is niet evident. Maar eens die drempel genomen, geven de meesten aan dat het een gemoedelijk informeel gesprek was dat hen veel deugd heeft gedaan.”
Wat wel? Wat niet?
“Hebben medewerkers aanhoudende stressklachten door de job, dan vormen wij de buffer voor een eerste gesprek”, meent Joëlle. “We maken deel uit van het Dynamisch Risicobeheersingssysteem: we zijn onderdeel van de preventiemaatregelen, namelijk om de schade te beperken en een eerste luisterend oor te bieden. Is er een conflict tussen twee medewerkers, dan ligt de nadruk op ‘verzoening’. We trachten beide partijen rond de tafel te krijgen en weer ‘on speaking terms’.”
“Je kan bij ons in principe voor veel vragen terecht,” getuigt Steffi. “maar als het gaat om zaken die niet onze expertise zijn, dan moeten we doorverwijzen. We helpen dus graag bij stressklachten, conflicten tussen collega’s, pesterijen, geweld, discriminatie en ongewenst gedrag, maar als het expliciet gaat om seksueel grensoverschrijdend gedrag, dan moeten we doorverwijzen naar onze externe preventiedienst Mensura.”
Nieuw: ook studenten
“We zijn in de eerste plaats aanspreekpunt voor medewerkers”, aldus Joëlle, “maar sinds kort kunnen ook studenten bij ons terecht. Dat heeft het nieuw Vlaams Welzijnsdecreet zo bepaald.” “Maar dan alleen als het gaat om een conflict van een student met een docent of een medewerker”, verduidelijkt Steffi. “Gaat het over een conflict tussen twee studenten onderling, dan verwijzen we door naar de studentenbemiddelaar, Walter Sevenhans. Hebben de studenten burn-out-, stress- of andere welzijnsklachten, dan verwijzen we hen door naar het STIP. En hebben ze problemen met het examenreglement, dan vertellen we hen hoe ze de ombudspersonen van hun faculteit kunnen contacteren.”
Meerzijdig partijdig
Vertrouwenspersonen zijn geen persoonlijke psychologen en ze behandelen dan ook in de eerste plaats werkgerelateerde klachten. “Al is die grens soms erg dun”, getuigt Joëlle. “We vragen soms uitdrukkelijk naar de privésituatie omdat we willen weten hoe het opvangnet er daar uitziet. We lossen geen problemen op voor mensen, maar reiken hen de tools aan om de dingen weer helder te zien. We zoeken mee met hen naar ‘energiegevers’ – in de privé en op het werk – om opnieuw balans te vinden. In een gesprek kunnen we samen kijken welke kleine aanpassingen of veranderingen misschien een wereld van verschil kunnen betekenen.”
“We stellen vooral veel vragen: wat denk je zelf? Wat heb je nodig? Kan je hier zelf iets aan veranderen? Wat is jouw impact?” vertelt Steffi. “Gaat het om een conflict tussen collega’s, dan trachten we altijd het principe van de ‘meerzijdige partijdigheid’ te hanteren. We waarborgen eveneens het perspectief van de andere partij en proberen een veilige plaats te creëren voor beide partijen. We letten er in een bemiddelingsgesprek dan ook op dat ze allebei gelijkwaardig aan bod komen.” “Soms lijkt het alsof we dan advocaat van de duivel spelen”, vult Joëlle aan. “Medewerkers verwachten vaak partijdige steun, maar we blijven te allen tijde neutraal. We kunnen ons in beide partijen inleven en belichten beide kanten.”
“We zijn in onze functie als vertrouwenspersoon volledig gebonden aan het beroepsgeheim,” vertelt Steffi. “De ‘verzoeker’ bepaalt wat we doen met de informatie die ons gedeeld werd. We zetten alleen stappen als die daar duidelijk om gevraagd heeft. De vertrouwensband is voor ons het allerbelangrijkst. We hoeven geen enkel gesprek inhoudelijk te rapporteren, alleen de hoeveelheid gesprekken. Als er wordt gevraagd om contact op te nemen met de andere partij, dan verliest de verzoeker uiteraard wel zijn anonimiteit.”
Jaarlijkse klachten
“Gemiddeld behandel ik momenteel een 7-tal klachten per jaar”, vertelt Joëlle. “Ik ook”, bevestigt Steffi, “maar ik merk de laatste maanden wel een stijging. Is dat omdat er meer ruchtbaarheid aan mentaal welzijn op het werk wordt gegeven in de media? Of omdat de universiteit in haar communicatie onze kanalen wat meer zichtbaarheid heeft gegeven? Op zich is het zeker een goede zaak dat medewerkers niet met klachten blijven zitten en de weg naar ons vinden.”
Nood aan een babbel? Op Pintra vind je een overzicht van alle vertrouwenspersonen.