Midden oktober organiseerde de opleiding conservatie-restauratie ‘IAQ2020’, een virtueel congres over Indoor Air Quality. Deze veertiende editie met deelnemers van ver buiten Europa zag er compleet anders uit dan al haar voorgangers. De online 5-daagse werd in goede banen geleid door vier collega’s uit de Faculteit Ontwerpwetenschappen.
“Voor de organisatie van ons congres begaven we ons op onontgonnen terrein, en dat maakte het spannend”, vertelt Natalie Ortega. Natalie is docente in de opleiding conservatie-restauratie en één van de initiatiefnemers van het congres. “Toen het net voor de zomer duidelijk werd dat ons uitgestelde congres door COVID-19 misschien opnieuw niet zou kunnen doorgaan, beslisten we om het virtueel te organiseren.”
Niet iedereen van het scientific committee was hier meteen voor te vinden. IAQ staat bekend als een gemoedelijk, sociaal en gezellig congres met min of meer vaste deelnemers. De organisatoren vreesden aanvankelijk dat deze aspecten online verloren zouden gaan. “Na afloop werd meteen gesproken over hybride vormen voor de toekomst, ik denk dus dat de meningen bijgesteld werden. Ook de deelnemers waren volgens mij tevreden. De 90 congresgangers bleven voor bijna de hele duur van het congres in de virtuele zaal zitten. Al weten we dat laatste natuurlijk niet helemaal zeker”, lacht Natalie.
Eric Breitung van The Metropolitan Museum of Art in New York bevestigt: “Het format werkte verrassend goed, waarbij het publiek vragen kon stellen en antwoorden kon geven tijdens en na een bepaald gesprek. Daardoor ontstond er een soort van conversatie op wat alleen maar een kijkervaring had kunnen zijn. Omdat het een virtuele conferentie was, konden de sprekers hun boodschap waarschijnlijk ook aan een veel groter publiek brengen dan wanneer de conferentie fysiek was geweest.”
Blackboard Collaborate met oefensessie voor alle deelnemers
Na een korte discussie kozen de organisatoren voor Blackboard Collaborate om hun congres te hosten. De meest doorslaggevende reden was de goede ondersteuning die ze kregen binnen hun faculteit en aan de universiteit. “Vooraf waren we wat bang dat er weinig interactie zou zijn, maar niets bleek minder waar. De chatfunctie van de online omgeving bewees ons gouden diensten.” Vier collega’s zorgden er tijdens het congres voor dat alles gesmeerd liep: er was een moderator, twee chatbeheerders en iemand die zich ontfermde over de sprekers. De chatbeheerders kopieerden onder meer de vragen die tijdens de sessies gesteld werden op slides om tijdens de Q&A te kunnen presenteren. De collega die de sprekers begeleidde nam hen vlak voor de presentaties even apart om te informeren of alles duidelijk was en om de technische aspecten kort te overlopen.
“We lieten weinig aan het toeval over”, gaat Natalie verder. “Alle deelnemers en sprekers kregen op voorhand een korte handleiding over het gebruik van Blackboard en we deden de vrijdag voor het congres een testsessie met iedereen die het platform al eens wilde verkennen. Dat was een schot in de roos.”
De organisatie zorgde ook voor voldoende pauzes tijdens en tussen de 30 presentaties. Deze stille momenten werden origineel opgevuld met virtuele postersessies, traditioneel een gezellig moment tijdens fysieke congressen. Ze deden dit door filmpjes te maken van de verschillende posterinzendingen.
Natalie’s conclusie
Natalie is heel tevreden over het verloop van het congres: “Ik zou het meteen opnieuw doen. We begonnen eraan met een klein hartje, maar ik durf te zeggen dat het uitgroeide tot een succes! De hoeveelheid aan interactie had ik ook echt niet verwacht. Collega’s die zelf ook een virtueel congres willen organiseren, mogen mij zeker contacteren.”