Hoe onthaal je nieuwe werknemers nu een persoonlijke babbel of een ontbijt met z’n allen er niet meer in zit? Online, dat spreekt, maar is dat een volwaardig alternatief? “We missen het sociale karakter van de fysieke bijeenkomsten, maar zien ook de voordelen. Sommige zaken gaan we meenemen naar de toekomst”, klinkt het op het Departement Personeel en Organisatie.
Het onthaal van nieuwe medewerkers moest vorig jaar hals over kop coronaproof worden gemaakt. Exit het individuele onthaalgesprek en de verwelkomingssessies op de campus, enter digitale contactmomenten.
“Voor corona nodigden we elke nieuwe werknemer uit voor een fysiek onthaalgesprek”, zegt Ben Daems. “Toen dat niet meer kon, hebben we hard gewerkt aan een nieuwe formule. Hoe bezorg je de medewerkers genoeg informatie zonder hen te overladen en geef je hen tegelijk het gevoel welkom te zijn? We hebben ons toen ook de vraag gesteld: is zo’n individueel gesprek wel echt noodzakelijk? Na rijp beraad zijn we overgestapt op een kwaliteitsvolle onthaalmail met duidelijke en noodzakelijke informatie. Daarbij verwijzen we naar Pintra, waar onder meer een Wegwijspagina voor nieuwe medewerkers te vinden is. We merken dat werknemers dit systeem even goed vinden en gaan het daarom behouden. Met deze nieuwe aanpak winnen we tijd zonder aan kwaliteit in te boeten.”
Dat betekent niet dat het onthaal onpersoonlijk is geworden. Elke nieuwkomer krijgt de eerste week een welkomsttelefoontje met de vraag of alles duidelijk is. Wie wil, kan ook altijd voor een individueel gesprek via Skype of Teams kiezen. “We drukken starters ook op het hart dat we altijd bereikbaar zijn voor vragen, via mail, telefoon, een videogesprek of indien gewenst een gesprek ter plaatse”, aldus Ben.
Interactieve onthaalsessie
Ook de gezamenlijke onthaalsessies voor nieuw ATP- en ZAP-personeel moesten wijken. “ATP-medewerkers kregen een ontbijt op Campus Middelheim, gevolgd door een voorstellingsronde en presentaties”, legt Lien Smets uit. “Dat gebeurt nu via een Teams-meeting. Niet hetzelfde natuurlijk: het ontbijt was een uitgelezen moment om het ijs te breken en andere medewerkers te leren kennen. Werknemers geven in evaluaties ook aan dat ze dat informele netwerkmomentje missen. Maar we proberen er toch een leuke kennismaking van te maken. Zo vragen we telkens wie op een bepaalde campus werkt, waarna alleen die mensen hun camera aanschakelen. Op die manier krijgen de medewerkers toch een idee van wie er op hun campus werkt.”
Het onthaal van de ZAP-medewerkers, voordien met een ontbijt, presentaties en een lunch, moest eveneens plaatsmaken voor een Teams-meeting. Als vanouds geeft de rector een korte speech en op het eind is er mogelijkheid om verder kennis te maken.
De nieuwe aanpak heeft ook voordelen, vindt Lien. Zo krijgen de deelnemers de presentaties al vooraf en kunnen ze vragen insturen. De sprekers spelen daarop in, waardoor de sessies sneller een interactief karakter krijgen. Die gewoonte willen ze in de toekomst aanhouden. “En mensen winnen ook tijd doordat ze zich niet hoeven te verplaatsen”, zegt Lien.
Digitale koffiemomenten
Cindy Polfliet startte begin februari als dossierbeheerder op het Decanaat Toegepaste Ingenieurswetenschappen. “Twee maanden voor ik begon, kreeg ik een mail van de personeelsdienst met praktische informatie”, blikt ze terug. “Ik vond dat best handig: zo kan je achteraf nog iets opzoeken. Ben Daems heeft me nadien nog opgebeld, onder meer om uit te leggen hoe de virtuele tikklok werkt. Ook de online onthaalmeeting vond ik interessant. Doordat we maar met een klein groepje waren, kon iedereen zijn camera inschakelen en wie wilde, kon vragen stellen.”
Cindy kijkt ernaar uit om weer een babbeltje aan de koffiemachine te kunnen slaan, maar in tussentijd maakt de positieve sfeer in haar team veel goed. “Op mijn eerste werkdag ben ik op kantoor verwelkomd door mijn leidinggevende en een naaste collega. Iedereen is graag bereid om mij wegwijs te maken. Er worden digitale koffiemomenten georganiseerd en ik heb met twee collega’s deelgenomen aan de Keep Moving Challenge. Zo heb ik toch al een beetje het gevoel erbij te horen.”
Welkom in Antwerpen?
Voor internationale medewerkers die op onze universiteit starten, ligt de situatie een pak moeilijker. Zo ook voor Alessandro Grosso, afkomstig uit Italië en sinds januari aan de slag als doctoraatsbursaal op Campus Drie Eiken. Dat hij niet zomaar collega’s kan ontmoeten op kantoor of een sociaal netwerk kan uitbouwen, staan een vlotte start in de weg. “Om niet de hele tijd tussen dezelfde vier muren te zitten, werk ik een of twee dagen per week op kantoor. Maar ook daar zit ik nagenoeg alleen. Van al mijn collega’s zag ik er nog maar drie in levende lijve. Dat maakt het moeilijk om gezichten op namen te plakken”, vertelt Alessandro.
Over de inspanningen van het International Staff Office en de personeelsdienst niets dan lof. “Ze geven je het gevoel dat je er niet alleen voor staat en doen hun uiterste best om je te helpen. Toen ik een keer een vraag had over een visum voor mijn vriendin, contacteerden ze mij een week na hun eerste antwoord opnieuw, omdat ze intussen meer informatie hadden.” Toch vindt hij niet altijd gemakkelijk om zich in coronatijden te informeren. “In normale omstandigheden zou je snel iets aan een collega vragen of ergens gaan aankloppen. Nu moet je voor alles mailen, en dat wordt al snel omslachtig.”
“Online sessies behouden”
Sophie Tilborghs, die samen met haar collega’s van het International Staff Office verantwoordelijk is voor het onthaal van internationale medewerkers, weet hoe moeilijk zij het momenteel hebben. “Door het thuiswerk en het wegvallen van ontmoetingsmogelijkheden zijn die mensen vaak op zichzelf aangewezen. Ik hoor keer op keer dat een grote groep van hen het héél lastig heeft. We moeten hen absoluut zo goed mogelijk opvangen.”
Alleen al de reis naar België is vaak een avontuur. Een overzicht met travel guidelines op de UAntwerpen-website komt daaraan tegemoet. Daarnaast schakelden ook zij over naar een digitaal onthaal met een voorstellingsmoment en presentaties. Sophie: “We hebben de frequentie verhoogd van twee- tot driemaandelijks naar een maandelijks moment, omdat we het nu nog belangrijker vinden dat iedereen snel de nodige informatie krijgt en weet bij wie hij of zij terecht kan. Daarbij verwijzen we ook nadrukkelijk naar hulpkanalen voor wie het psychisch moeilijk heeft.” Ook zij heeft een dubbel gevoel bij de online aanpak. “Je kunt de informatie wel overbrengen, maar niets vervangt dat babbeltje tijdens de koffiepauze.”
Toch zien ook zij de voordelen. Sophie: “Ook wij bezorgen de presentaties vooraf en gaan tijdens de sessies in op doorgestuurde vragen. Dat de internationale medewerkers al voor hun vertrek naar België de welkomstmeeting kunnen bijwonen, is ook mooi meegenomen.” Voor de toekomst denken ze aan een nieuwe formule, met een combinatie van een online infosessie en een fysieke welkomstreceptie. “Zo hebben mensen vooraf al alle informatie meegekregen, maar is er daarna toch nog mogelijkheid om elkaar te leren kennen.”
Verbinding maken
Sophie stelt vast dat initiatieven als MONDO en het Buddy Project nu nog belangrijker zijn. “Onze maandelijkse MONDO-activiteiten hebben we vervangen door online alternatieven en, zodra dat mogelijk was, door wandelingen of uitstappen in kleine groepjes. Die mogelijkheid tot verbinding is ontzettend belangrijk. Dat merken we ook aan de belangstelling: de activiteiten zijn telkens volgeboekt.”
Alessandro kwam via de Buddy Project App nog voor zijn komst naar Antwerpen digitaal in contact met een teamgenoot. Ook van het aanbod van MONDO maakt hij dankbaar gebruik. Zo leert hij mondjesmaat mensen kennen. Al voelt dat soms een beetje gekunsteld. “Het zijn vreemde tijden. Je gaat wandelen met volslagen onbekenden, in de hoop dat het klikt. Het voelt een beetje als daten”, lacht hij.
Hopend op betere tijden én beter weer houdt hij de moed erin. “Ik blijf visjes uitgooien en heb geleerd om blij te zijn met die paar contacten die ik wel heb. Vrienden voor het leven heb ik dan misschien nog niet gevonden, maar het is wat het is. Ik hou mezelf voor dat ik vooral niet mag opgeven. Een kwestie van tijd en geduld.”
Meer info
Welkompagina voor nieuwe medewerkers
Info voor internationale medewerkers: