Leidinggeven verloopt net iets anders als je medewerkers thuis aan de keukentafel zitten. Wat zijn de grote uitdagingen en valkuilen? We vragen het aan Marjolijn De Clercq van het Departement Personeel en Organisatie, professor Jan Steckel van CoSys-Lab en Koen Pepermans, faculteitsdirecteur Sociale Wetenschappen.
We doen het al flink wat maanden en we gaan het nog een hele tijd blijven doen: als team functioneren terwijl je elkaar amper of niet fysiek te zien krijgt. Voor leidinggevenden een extra uitdaging. Want hoe hou je de teamspirit levendig en bereik je een goede balans tussen vertrouwen en controle, om maar een paar dingen te noemen? Marjolijn De Clercq geeft tips.
Hoe ervoor zorgen dat je als team verbonden blijft?
Marjolijn De Clercq: “Je komt elkaar niet meer vanzelf tegen, dus zorg voor voldoende contactmomenten. Een regelmatige check-in, waarbij alle teamleden op een specifieke vraag antwoorden, is een goede manier om online de temperatuur te meten. Mogelijke vragen zijn: hoe sta je ervoor vandaag, met welke vraag zit je momenteel, wat zijn je doelen voor deze week? Hou het kort, maar zorg er wel voor dat iedereen echt luistert naar elkaar. Voor informeel contact is dan weer een virtuele koffiepauze of een wandeling onder collega’s ideaal. Ook is het belangrijk om regelmatig even te bellen met je teamgenoten, ook zonder aanleiding. Pols hoe het gaat en vraag of je ergens mee kan helpen. Dat werkt veel beter dan een mail. “
Ga er niet vanuit dat alles wel zal loslopen, maar maak duidelijke afspraken over de werkverdeling en herdefinieer indien nodig de doelstellingen.
Marjolijn De Clercq – Departement Personeel en Organisatie
Moet je in deze situatie anders communiceren?
Marjolijn De Clercq: “Duidelijk communiceren is nu nog belangrijker. Informatie komt immers niet meer automatisch bij je collega’s terecht, dus dat moet je compenseren: praat hen bij tijdens een teamoverleg, bel hen op, zet hen vaker in cc… Check ook of ze de boodschap begrepen hebben. En wees je ervan bewust dat geschreven communicatie anders kan overkomen dan jij bedoelt: zorg dus dat je elkaar nog voldoende ziet en hoort.”
Wat zijn typische valkuilen?
Marjolijn De Clercq: “Door de nieuwe werkcontext stellen er zich andere uitdagingen. Ga er niet vanuit dat alles wel zal loslopen, maar maak duidelijke afspraken over de werkverdeling en herdefinieer indien nodig de doelstellingen. Goede afspraken maken goede collega’s. Voorkom anderzijds dat je ‘de spin in het web’ wordt: niet alles hoeft langs jou te passeren. Het is normaal dat je nu even meer moet investeren in de aansturing van je team, maar daarna moet je weer kunnen loslaten. Vergeet ook niet om regelmatig je waardering te laten blijken over geleverde prestaties. Met telewerk hebben collega’s immers sneller het gevoel dat hun werk onzichtbaar is. Wees tenslotte ook mild voor elkaar: deze situatie is een uitdaging voor iedereen, maar samen slaan we ons er wel door.”
“Aanvaard dat het al eens misloopt”
Koen Pepermans, faculteitsdirecteur Sociale Wetenschappen, ervoer de voorbije maanden als een intense, maar ook mooie periode met veel onderlinge solidariteit. “Een tip voor mijn collega’s? Wees in deze periode niet te streng voor je team.”
De eerste week van de lockdown stuurde Koen Pepermans een mail naar zijn volledige team met de warme boodschap dat ze er samen zouden door komen. “We moesten snel schakelen. Vergaderingen werden vervangen door online meetings en om het gemis aan sociaal contact op te vangen, organiseerden we wekelijks een virtuele koffiepauze. Wie kon, sloot aan. Die pauze vulden we al eens ludiek in door bijvoorbeeld samen naar grappige filmpjes te kijken. En we hebben ook eens een speciale gast gehad, een voormalige decaan die nu in New York woont.”
“Na een paar weken heb ik met elke medewerker een persoonlijk gesprek van een half uur ingepland. Daaruit bleek dat sommigen het wel degelijk moeilijk hadden. We merkten ook dat sommige medewerkers zo erg hun best deden om alles te bolwerken dat ze dreigden zichzelf voorbij te hollen. Dus gaf ik ook de boodschap: gun jezelf ook al eens wat rust en neem zeker op tijd vakantie. Die zelfzorg was echt nodig, ook voor mezelf trouwens.”
Nu even niet
“We hielden ook rekening met ieders persoonlijke situatie en voorkeur. Medewerkers met jonge kinderen gaven bijvoorbeeld aan op welke momenten ze liefst niet gecontacteerd werden. Dat bespraken we tijdens de virtuele koffiepauze. Anderen waren na de lockdown vragende partij om van thuis uit te blijven werken. Ook daar kwam ik in de mate van het mogelijke aan tegemoet.”
“Ik was verrast door het aanpassingsvermogen en de solidariteit binnen het team. Ook personen die niet zo technologisch onderlegd zijn, maakten prompt de klik en regelden online vergaderingen met studenten. Er was ook een grote bereidheid om voor elkaar in te springen: het rooster om toezicht te houden bij examens, raakte nooit zo snel ingevuld. In die zin was de coronacrisis een test waarin we met glans zijn geslaagd. Aan het eind van de lockdown ben ik dan ook bij iedereen een zakje snoep en een klein bedankkaartje in de brievenbus gaan steken.”
“Een tip voor collega’s? Dan zeg ik vooral: wees nu even niet te streng voor je team en voor elkaar. Natuurlijk moeten we kwaliteit nastreven, maar in deze omstandigheden moet je ook aanvaarden dat het al eens misloopt.”
“Alles draait om vertrouwen”
Professor Jan Steckel van CoSys-Lab en zijn team werken sinds half maart onafgebroken thuis. Hoe slagen zij erin om productief en gefocust te blijven? Alles staat en valt met een goede vertrouwensrelatie, vindt hij. “Ik maak er een punt van om regelmatig bij mijn mensen te polsen hoe het écht gaat.”
Echt bezorgd was Jan Steckel niet toen hij in maart besefte dat ze wellicht nog maanden van thuis uit zouden werken. “Wij zijn sowieso technologie-minded en gewend om vanop afstand te communiceren. Dus vertrouwde ik erop dat mijn mensen de situatie goed gingen aanpakken. Onze meeting met het voltallige team op maandag vindt nu online plaats, evenals onze wekelijkse ‘andere’ meeting op vrijdag: in plaats van samen iets te gaan drinken, zitten we nu om 16.30 uur voor ons scherm voor een babbel, vaak met een pintje erbij. Zo bewaren we de goede sfeer in het team.”
“Is thuiswerk even productief als op kantoor? Zeker niet, al helemaal niet toen de scholen gesloten waren. Daarom maak ik er een punt van om geregeld bij mijn medewerkers te polsen of het allemaal nog wel lukt. Je mag er niet van uitgaan dat ze dat zelf wel komen vertellen. Als ze door omstandigheden een week minder productief zijn geweest, kan de drempel om dat zelf te melden heel hoog zijn. Door op zo’n moment begrip te tonen en samen naar een oplossing te zoeken, behoud je het vertrouwen. Zo kom je op lange termijn veel verder dan door je hard op te stellen. En na een telefoontje met de klant blijkt een deadline vaak niet zo strak als gedacht: iedereen zit immers in hetzelfde schuitje.”
Toetsenbord mee naar huis
“Veel draait om vertrouwen: ik steek voor elk van mijn mensen mijn hand in het vuur. Dus doe ik ook niet moeilijk als medewerkers pakweg een toetsenbord of meetapparatuur mee naar huis nemen. Zo kunnen ze thuis comfortabel werken. Afgelopen voorjaar heb ik drie nieuwe mensen aangenomen. Twee van hen woonden respectievelijk in Panama en Duitsland. Natuurlijk verwachtte ik niet van hen dat ze in deze omstandigheden naar Antwerpen zouden komen. Op dat moment moet je er gewoon op vertrouwen dat ze hun werk naar best vermogen doen.”
“Het is mee dankzij die goede verstandhouding dat wij als onderzoeksgroep een hoge output hebben. Eind maart hebben wij voor de afdeling intensieve zorg van het UZA in drie weken tijd een systeem ontwikkeld om vanop afstand de luchtwegen te beluisteren. Dat was een heel intense periode, met vaak ontzettend lange werkdagen. Zoiets lukt alleen maar met een team dat je door en door vertrouwt.”
Opleidingen leidinggeven vanop afstand
Vanaf eind oktober kan je inschrijven voor een aantal opleidingen over leidinggeven vanop afstand:
- Sociaal nabij, fysiek op afstand: telewerkend leiderschap
- Donderdag 17/12 (9u30-14u) en maandag 11/1 (9u30-14u)
- Leiding geven aan remote teams
- Module 1 (Afspraken maken & organiseren binnen een remote team):
- Dinsdag 17/11 10u-12u (online)
- Donderdag 26/11 9u-13u (real life, onder voorbehoud)
- Module 2 (Coachen & aansturen in een remote team):
- Dinsdag 8/12 10u-12u (online)
- Donderdag 17/12 9u-13u (real life, onder voorbehoud)
- Module 1 (Afspraken maken & organiseren binnen een remote team):
Houd de Pintrasubsite van DP&O in de gaten.