Onze universiteit werkt voor aankopen steeds vaker met raamcontracten. Dat betekent dat we voordelige afspraken hebben met een beperkt aantal leveranciers. Welke gevolgen heeft dat voor jou als eindgebruiker? En mag je soms afwijken van die raamcontracten? Elio Berardocco en Eric Patteet van de Aankoopdienst geven uitleg.
Tot voor een aantal jaar besliste je als dienst of medewerker zelf met welke leverancier je in zee ging. Dat wordt stilaan verleden tijd. “Als universiteit werken we steeds vaker met raamcontracten: dat zijn contracten met een of meerdere leveranciers waarbij we afspraken maken voor de prijzen, maar de af te nemen hoeveelheid niet vastligt”, verduidelijkt Elio Berardocco, hoofd van de Aankoopdienst. “We bundelen onze aankopen bij de leveranciers die de beste prijs-kwaliteitverhouding bieden, meestal voor een periode van vier jaar. Het gaat daarbij zowel om producten als werken of diensten: kantoormateriaal, meubels, renovaties, groenonderhoud, schoonmaak … Als grote organisatie kunnen we zo betere voorwaarden bekomen. En het laat ook toe om gestroomlijnd en efficiënt te werken. Als je veel verschillende leveranciers hebt, kruipt daar extra tijd en werk in.”
Wat geeft de doorslag bij de keuze van een leverancier?
Elio Berardocco: “Belangrijke criteria zijn niet alleen prijs en kwaliteit, maar bijvoorbeeld ook leveringstermijn, service, duurzaamheid … We kiezen dus zeker niet altijd voor de goedkoopste leverancier, al kunnen we vaak interessante prijzen bedingen. Om een voorbeeld te noemen: een standaard bureaustoel waarvoor wij bij onze vaste leverancier 370 euro betalen, kost normaal rond de 1.000 euro.”
Eric Patteet: “Door goede afspraken te maken, bijvoorbeeld rond levering, voorkomen we verrassingen. Stel dat een bedrijf met een onervaren transportfirma werkt, dan riskeer je dat een gekoeld product op de verkeerde plaats wordt geleverd en niet tijdig in de koelruimte belandt. Dat soort zaken willen we zoveel mogelijk vermijden. Door voorwaarden te stellen in de bestekken staan we sterker tegenover leveranciers die zo in de fout gaan.”
“Een deel van het werk wordt alvast gemakkelijker. Je kan telkens kiezen uit maximaal vijf leveranciers met wie wij de prijzen en voorwaarden al hebben afgesproken. Zij voeren hun prijzen in op ons bestelplatform, zodat je gemakkelijk kan vergelijken.”
Eric Patteet, Aankoopdienst
Zijn we ook wettelijk verplicht om met raamcontracten te werken?
Elio Berardocco: “Ja, als overheidsinstelling zijn we verplicht om voor grote aankopen formeel de markt op te gaan, via een aanbesteding zeg maar. Dat wordt zo bepaald door de Wet op de Overheidsopdrachten. Hetzelfde geldt als we op jaarbasis grote bedragen uitgeven bij eenzelfde leverancier. Een aankoop die in het kader van een raamcontract is gebeurd, verloopt altijd volgens de wettelijke procedures. Dat is ook belangrijk met het oog op latere audits. Zo voorkom je dat subsidies alsnog geschrapt worden omdat een aankoop niet volgens de regels is afgesloten.”
Zijn er recent nog belangrijke raamcontracten afgesloten?
Eric Patteet: “Ja, vorige maand nog heb ik een groot pakket raamcontracten voor labo-producten afgesloten. We spreken dan over meer dan een miljoen producten, van handzeep en glaswerk tot DNA-kits en celcultuurmateriaal. Vooraf ben ik met zo’n negentig eindgebruikers aan tafel gaan zitten, om te bekijken wat voor hen belangrijk is. In totaal ben ik er een tweetal jaar mee bezig geweest: bestellingen analyseren, het overleg met de eindgebruikers, categorieën opstellen, bestekken opmaken en publiceren, onderhandelen met leveranciers … De catalogi bevatten all-in prijzen, waarin bijvoorbeeld ook de verpakking en het transport zijn inbegrepen. En we hebben ook bijkomende voorwaarden gesteld, onder meer dat de leverancier advies moet kunnen geven rond producten en hun gebruik. Ook mag de eindgebruiker producten testen zodat hij kan kiezen voor het product met de beste resultaten.”
Welke andere grote raamcontracten zijn er zoal nog?
Elio Berardocco: “Een ander voorbeeld is het raamcontract voor meubilair, opgemaakt in samenwerking met de diensten Preventie en Bescherming op het Werk, Milieu, Infrastructuur en een aantal faculteiten. De insteek is dat elke medewerker recht heeft op ergonomisch meubilair en dat verhuisbewegingen door te uniformiseren op termijn eenvoudiger worden. Ook voor verzendingen sloten we een groot raamcontract af. Gewone verzendingen gebeuren via DHL, maar voor bijzondere bestemmingen of producten die speciale aandacht vereisen, werken we met andere bedrijven die ook onder raamcontracten vallen.”
Vraagt het systeem met raamcontracten een grote aanpassing van het personeel?
Eric Patteet: “Een deel van het werk wordt alvast gemakkelijker. Je kan telkens kiezen uit maximaal vijf leveranciers met wie wij de prijzen en voorwaarden al hebben afgesproken. Zij voeren hun prijzen in op ons bestelplatform, zodat je gemakkelijk kan vergelijken. Je kan ook altijd nog onderhandelen over prijzen, bijvoorbeeld als je onverwacht meer nodig hebt van een bepaald product. Wel zullen sommige onderzoekers tests moeten inlassen om eventuele nieuwe producten van de raamcontracten in hun werkwijze en protocollen te integreren. Dat kan best wat impact hebben.”
Elio Berardocco: “Hou er ook rekening mee dat een aanbestedingsprocedure gemakkelijk een aantal weken tot zelfs maanden in beslag neemt. Als je voor de aankoop van een duur toestel of een nieuw raamcontract staat, moet je dus tijdig de aankoopdienst contacteren. Dan zorgen wij ervoor dat alles vlot en correct verloopt.”
En de leveranciers? Moeten zij aan strenge voorwaarden voldoen?
Eric Patteet: “Op dat vlak worden we sterk beschermd door de Europese wetgeving. Zo moeten bedrijven bij levering van dure apparatuur een waarborg stellen die ze pas terugkrijgen als het toestel naar behoren werkt. Sinds dit jaar zijn onze leveranciers ook verplicht om hun facturen in te dienen via Peppol, een netwerk dat het mogelijk maakt om facturen rechtstreeks in ons betaalsysteem in te voeren. De Europese Unie legt dat systeem op. Een bijkomend voordeel is dat wij als aanbestedende overheid eigen voorwaarden kunnen opleggen in het bestek dat tot een raamcontract leidt. Zo kunnen we meer sturen om leveranciers meer uniform of op maat te laten werken.”
Mag je uitzonderlijk van een raamcontract afwijken?
Elio Berardocco: “Dat kan na duidelijke motivering, bijvoorbeeld als een bepaald product niet leverbaar is door de voorgestelde leveranciers.”
Eric Patteet: “Een andere reden kan zijn dat je als onderzoeker binnen een specifieke onderzoeksfase altijd een bepaald product hebt gebruikt, en dat je daar om redenen van continuïteit niet plots van mag afwijken. Maar let wel: het is niet omdat wij als aankoopdienst een uitzondering toestaan, dat de auditor dat zoveel jaar later ook zal doen.”
“Belangrijke criteria zijn niet alleen prijs en kwaliteit, maar bijvoorbeeld ook leveringstermijn, service, duurzaamheid … We kiezen dus zeker niet altijd voor de goedkoopste leverancier, al kunnen we vaak interessante prijzen bedingen.”
Elio Berardocco, hoofd Aankoopdienst
Is ook een lagere prijs bij een andere leverancier een argument om af te wijken?
Elio Berardocco: “Als je denkt ergens anders een betere prijs te kunnen krijgen, mag je altijd onderhandelen met onze vaste leverancier. Let er wel op dat je geen zaken over het hoofd ziet, bijvoorbeeld een annulatieverzekering die niet is inbegrepen. Eigenlijk moet je rekening houden met de volledige flow die een aankoop met zich meebrengt. Wordt het product correct geleverd? Krijgen we het factuur via Peppol? Is er een contactnummer in geval van problemen? Aan het einde van de rit kom je dan misschien toch nadeliger uit met je zelf gevonden leverancier. Blijft het prijsverschil groot, dan kan je dat als motivatie aangeven en buiten het raamcontract bestellen. Maar weet dat dat niet per se audit-proof is.”
Eric Patteet: “We weten uit ervaring dat een lagere prijs bij een andere leverancier voor auditors geen vanzelfsprekend argument is om een raamcontract niet toe te passen.”
Reageren de diensten positief op deze nieuwe werkwijze?
Elio Berardocco: “Verandering vraagt altijd tijd. Maar als mensen zien dat we zo betere voorwaarden krijgen, draaien ze snel bij.”
Eric Patteet: “Toen ik anderhalf jaar geleden met de onderzoekers het gesprek aanging voor de labo-raamcontracten, hield ik mijn hart vast. Ten onrechte, want bijna iedereen was meteen mee in het verhaal. Ze gingen actief mee aan de slag. Daar ben ik hen erg dankbaar voor. Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde doel voor ogen en hebben we elkaars kennis nodig om tot een goed resultaat te komen. Samenwerken is de boodschap.”
Meer info over raamcontracten vind je op Pintra.