Een aantal dagen na het opgelegde thuiswerkregime planden we een gezamenlijk telefoontje met alle teamleiders van het Departement Personeel en Organisatie via Skype for Business. Als je elkaar niet meer tegen het lijf loopt op de gang, of niet meer snel het bureau kan binnenstappen, worden planningen en afspraken maken des te belangrijk.
Verrassend: voor collega’s die thuiswerk dienden te combineren met kleine kinderen bleek vergaderen om 8 uur ’s morgens het minst moeilijke moment. De eerste keer twijfelden we even of we met of zonder camera zouden vergaderen. Met of zonder camera? De officiële reden blijft natuurlijk dat de camera de wifi te veel belast. Maar eigenlijk wilde niemand verklappen wie nog in pyjama zat.
Organiseer je vergadering
De beschikbare tijd bleek kostbaar. Agendapunten die niet voor iedereen belangrijk zijn, verhuisden we naar het einde van de vergadering zodat je met een klein groepje meer in detail iets kan uitwerken. En als iemands kinderen plots toch aandacht opeisen, dan is het geen probleem als iemand de vergadering moet verlaten. Als die persoon iets belangrijks mist, bellen we later nog even om te zorgen dat iedereen mee is. En we hebben nog steeds een verslaggever, net als bij traditionele vergaderingen.
Flexibiliteit
Is ’s ochtends dan hét ideale vergadermoment? Neen. Wat belangrijk is, is dat je het vergadertijdstip laat bepalen door diegenen met de meeste ‘beperkingen’. Ook wij vragen elkaar of 8 uur ’s morgens nog steeds het beste moment is. Zo niet, kiezen we een ander moment.