Met 25 jaar UAntwerpen op de teller is Ann Notelé een vertrouwd gezicht aan onze universiteit. Nu ze sinds kort alleen aan het roer van het Departement Financiën staat, laten we haar graag aan het woord. Ann doorgelicht in vijf vragen.
Ann is naar eigen zeggen op en top een product van UAntwerpen. Ze studeerde TEW aan het RUCA en begon niet lang daarna te werken op de toenmalige UIA. “Ik heb altijd binnen financiën gewerkt: eerst als stafmedewerker op de afdeling projecten, vervolgens binnen verschillende andere rollen. Na de fusie van de Antwerpse universiteit in 2003 ben ik aan de slag gegaan binnen de afdeling financiële beleidsvoorbereiding. Ik was meer dan vijftien jaar samen met Martine Janssen departementshoofd Financiën, tot zij in april met pensioen ging”, vertelt ze.
Sinds het vertrek van Martine ben jij alleen diensthoofd van het Departement Financiën. Hoe heeft dat jouw job veranderd?
Ann: “Voordien was ik alleen verantwoordelijk voor financiële planning en beleidsvoorbereiding. Ik stuurde een klein team aan: samen hielden we ons onder meer bezig met de opmaak van begrotingen, financiële meerjarenplannen, de verdeling van middelen tussen de faculteiten, de opvolging van het financieringsmodel … Martine nam de operationele kant op zich: boekhouding, fiscaliteit, het beheer van extern gefinancierde projecten … Ze leidde een team van zo’n 35 medewerkers. Nu krijg ik over beide onderdelen de leiding. Ik zie dat als een fijne evolutie. Nadat ik mij jarenlang heb kunnen focussen op het financieel beleid en daarin veel kennis en ervaring heb kunnen opbouwen, mag ik mij voortaan met het hele proces bezighouden.”
“Natuurlijk is het een aanpassing: ik heb een groter team onder mij, met dus ook grotere personeelsverantwoordelijkheden, en inhoudelijk gaat het om een heel breed veld. Maar doordat Martine en ik het laatste jaar veel hebben samen gelopen, is de overgang heel natuurlijk verlopen. Daarvoor ben ik haar erg dankbaar. Ik heb bovendien het geluk terecht te komen in een goed draaiend team van fijne medewerkers, met vijf afdelingshoofden die hun rol fantastisch opnemen. Dat is een groot cadeau.”
Welke uitdagingen zie je vooral voor de komende jaren?
Ann: “De onderzoeksactiviteiten aan onze universiteit zijn sterk gegroeid. Dat is natuurlijk positief, maar legt wel meer druk op de diensten en faculteiten. Er moet steeds meer gebeuren met dezelfde mensen, met ook een regelgeving die almaar complexer wordt. Het is een uitdaging om dat te blijven behappen. Een andere evolutie is dat we almaar intensiever worden gecontroleerd: intern, extern, individuele audits op onderzoeksprojecten … Op dit moment lopen er bijvoorbeeld gelijktijdig een btw-controle en een sociale inspectie, die veel tijd in beslag nemen van verschillende medewerkers van het Departement Financiën en andere departementen. Daardoor blijft er minder tijd over om met de eigenlijke taken van een financiële dienst bezig te zijn. Meer beleidsmatig is het dan weer een uitdaging om de begroting van onze universiteit in evenwicht te houden. Het is onze taak om alle bouwstenen voor de financiële meerjarenplannen aan te reiken.”
“Mezelf omschrijven in drie woorden? Toegewijd, gedreven en zorgzaam. Als team kan je maar goed functioneren als iedereen zich goed in zijn vel voelt. Dat betekent dat je verder moet kijken dan de job. Als medewerkers privé door een moeilijke periode gaan, moet je ook daar oog voor hebben en er rekening mee houden.”
Ann Notelé – Departementshoofd Financiën
Waar wil jij als diensthoofd vooral op inzetten?
Ann: “Als financiële dienst hebben wij een ondersteunende functie: die rol wil ik verder optimaliseren. We willen de operationele processen verder automatiseren en ook de beleidsmatige ondersteuning willen we zo goed en breed mogelijk invullen. Daar komt ook managementrapportering bij kijken: we willen de diensten, faculteiten en het beleid van financiële data voorzien. Zo wil onze CFO Werner Jacobs in de toekomst meer datagestuurd gaan werken. Het is aan ons om al die data aan te bieden en op zoek te gaan naar verbanden. Een voorbeeld is de koppeling tussen financiële gegevens en personeelsdata.”
Hoe zou je jezelf omschrijven in drie woorden?
Ann: “Het eerste woord dat me voor de geest komt, is toegewijd. Ik werk al heel lang en graag voor onze universiteit en smijt me helemaal. Daarnaast zie ik mezelf als zorgzaam, zowel privé als op de werkvloer. Als team kan je maar goed functioneren als iedereen zich goed in zijn vel voelt. Dat betekent dat je verder moet kijken dan de job. Als medewerkers privé door een moeilijke periode gaan, moet je ook daar oog voor hebben en er rekening mee houden. Ten slotte durf ik mezelf ook wel gedreven noemen. Ik ben geen diesel, maar iemand die er altijd meteen 100 procent voor gaat. Ook op een vergadering maandagochtend om 9 uur (lacht).”
Wie is Ann buiten haar uren op het Departement Financiën?
Ann: “Ik ben een echt familiemens, waarbij ik zowel mijn eigen gezin als de iets ruimere familie bedoel. Als we samen op stap gaan of er een weekje op uit trekken, kan ik daar echt energie uit putten. Daarnaast ben ik gematigd sportief, ik wandel en fiets graag. Elke week ga ik een avond wandelen met vriendinnen, weer of geen weer. Niet alleen om beweging te hebben, maar ook om mij mentaal op te laden. En ik ben ook een echte boekenwurm. Dat hoeft geen literatuur met grote L te zijn. Ik kan mij bijvoorbeeld helemaal verliezen in Scandinavische fictie, genre Camille Läckberg. En ik lees ook al eens een biografie, die van Michelle Obama bijvoorbeeld. Op een vakantie van twee weken durf ik vier of vijf boeken verslinden. Gelukkig bestaat er zoiets als een e-reader (lacht).”