In een faculteit draait alles om samenwerking, maar hoe zorg je ervoor dat collega’s zich echt gehoord voelen? Tom Breugelmans, decaan van de Faculteit Toegepaste Ingenieurswetenschappen (FTI), vond inspiratie op de radio: een dagelijkse check-in als verbindend moment. Elke ochtend samenkomen was niet haalbaar, maar het idee bleef hangen. Het resultaat? Vrijblijvende koffiemomenten tussen de decaan en de ZAP-leden van FTI, één-op-één en volledig op afspraak. Intussen is het initiatief al enkele jaren een succes.
Waarom koffiemomenten?
“Wanneer je decaan wordt, merk je dat de drempel om het gesprek aan te gaan groter wordt. Collega’s maken meestal pas een afspraak met me als er iets dringends speelt. Ik wil die drempel verlagen, want je kan nooit genoeg communiceren. Op formele overlegorganen zoals de faculteitsraad zie ik steeds dezelfde collega’s. Jongere ZAP-leden zie je minder op facultaire bestuursvergaderingen of in de wandelgangen, waardoor ze soms cruciale informatie missen. Hoe groeit een dossier? Hoe worden beslissingen genomen? En waarom wordt een bepaald beleid aangepast? Koffiemomenten bieden een informeel kader om die vragen te bespreken.”
Hoe vaak organiseer je deze koffiemomenten?
“Mijn secretaresse stuurt elk semester 20 tot 30 mogelijke momenten door. ZAP-leden kiezen vrij een moment en twee keer per week, voornamelijk tijdens de lesweken, is er een half uur gereserveerd voor een gesprek bij een tas koffie. Geen koffiedrinker? Geen probleem. Er is ook thee, en zelfs koekjes. En sommige collega’s brengen een eigen drankje mee (lacht).”
Wat wordt er besproken?
“Alles kan, niets moet. Hoe het gaat, wat iemand leuk vindt, waar zorgen over zijn. Als er geen specifieke onderwerpen zijn, pols ik zelf naar lopende dossiers of mogelijke stressfactoren.”
“Daarnaast geef ik ook feedback over wat er binnen de faculteit speelt. Een concreet voorbeeld is de recente herziening van de ZAP-criteria. Tijdens de koffiemomenten merkte ik dat dit onderwerp leefde. Ik besliste daarom een facultair infomoment te organiseren, zodat iedereen goed geïnformeerd was en mogelijke bezorgdheden werden weggenomen.”
Kan dit ook in andere faculteiten werken?
“Met 36 ZAP-leden en 2 OP3-medewerkers is FTI een relatief kleine faculteit. Dat maakt de koffiemomenten haalbaar. In grotere faculteiten zou dit tijdsintensiever zijn, maar de essentie blijft hetzelfde: drempels verlagen en het gesprek openhouden.”
“Ook de fysieke locatie speelt een rol. Het decanaat van Toegepaste Ingenieurswetenschappen is gevestigd in Gebouw G.T van Campus Groenenborger. De meeste collega’s werken verspreid over de campus, met een groot deel in Gebouw G.Z. Daardoor is er minder spontaan contact in Gebouw G.T.”
Een inspiratiebron voor andere leidinggevenden?
“Ik ben niet de enige die inzet op informele verbinding. Ook rector Herwig Leirs koos voor een andere aanpak. Onder zijn voorganger, Herman Van Goethem, verliepen de bestuurscolleges na COVID nog steeds digitaal. Leirs herintroduceerde een fysiek bestuurscollege, gevolgd door een informeel koffiemoment. Die extra ruimte voor dialoog blijkt waardevol. Dit soort informele gesprekken werken, omdat ze ruimte creëren voor open communicatie zonder directe agenda.”
Kleine inspanning, grote impact
De koffiemomenten van Breugelmans tonen aan dat een eenvoudige maatregel een groot effect kan hebben. Door drempels te verlagen en gesprekken te stimuleren, ontstaat er een open cultuur waarin medewerkers zich gehoord voelen. Een aanrader? Absoluut – mits het past binnen de structuur van je organisatie.